第一章 总则

第一条 为了进一步促进东莞城市学院（以下简称“学校”）的发展，坚持依法治校的精神理念，防范合同风险，维护学校合法权益。现依据《中华人民共和国教育法》《中华人民共和国民办教育促进法》《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学校实际情况，制定本办法，加强合同管理工作。

第二条 本办法适用于学校及学校机关各部（处）、各二级学院（系）（以下简称“各单位”）。

第三条 本办法所指合同，是指学校开展教学、科研及其他与学校相关活动时，与自然人、法人或者其他组织等平等主体之间设立、变更、终止权利义务关系的书面协议。

第四条 学校合同管理实行统一指导监督、统一管理、统一存档的基本制度。

第五条 各单位应当重视合同管理，加强完善内部合同管理制度，配备相应的合同管理对接人员，协调配合学校合同统一管理。 

第二章 合同管理部门及职责

第六条 为加强合同管理工作，学校成立法制办公室，配备专职人员，与学校法律顾问协同处理合同事务。

第七条  法制办公室是学校合同统一管理部门，主要职责包括：

（一）起草、完善学校合同管理制度；

（二）为各单位处理合同事务提供法律咨询服务；

（三）组织或者参与学校有关重大合同的洽谈、起草、论证等工作；

（四）审核合同相对方的主体资格、资信情况、履约能力以及签约代表的合法身份，并审核修改相对方提供的合同文本；

（四）协助及督促合同履行，为各单位合同履行过程发生争议提供法律支持；

（五）合同纠纷案件处理；

（六）合同专用章的使用、管理；

（七）合同存档。

第八条 因开展工作需要订立并履行合同的各单位为合同承办部门。合同谈判由合同承办部门发起和负责，对于涉及复杂法律关系的合同、重大投资项目及重大运营计划所涉及的合同，合同承办部门应主动咨询法制办公室参与合同谈判、起草和论证。对于其他合同谈判，合同承办部门可在必要时，请求法制办公室提供法律支持。合同承办部门主要职责包括：

（一）核对合同相对方的主体资格、资信情况、履约能力以及签约代表的合法身份，并进行调查和验证；

（二）负责合同谈判、起草、会签和履行等工作；

（三）跟踪合同履行情况，根据合同履行中问题，提出解决问题的意见或建议；

（四）对合同项目的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负直接责任；

（五）及时上报和配合处理合同纠纷案件。

第九条 以学校名义签订的所有合同文本，由法制办公室统一存档一份，所属职能部门或经办人存档一份，财务部门存档一份（如需），特殊情况除外。各单位如需借阅，须经学校主管领导同意。

                     第三章 合同文本管理

第十条 国家或者行业有标准的合同文本，各单位可选用，但涉及学校权利义务的重要条款应严格审查，并根据业务实际情况进行修订。

第十一条 标准合同文本如涉及重大条款变动的，合同承办部门需要向法制办公室申请核准与报备。

第十二条 使用相对方的合同文本，各单位应严格按照业务谈判情况作合同初步的调整，提交法制办公室，经法律顾问审核修改后方能使用。

第四章 合同审批

第十三条 合同签订的各单位必须认真核实相对方的身份信息，自然人是否具有完全民事行为能力，单位、其他组织是否具有独立法人资格，签约代表是否经书面授权委托的代理人。

第十四条 合同审批流程

以学校名义对外签订合同必须按照以下程序审批，提交合同审批单:

(一)由经办人提出项目内容，选用学校现有合同文本或对方合同文本，根据项目内容做相应调整，上报经办单位负责人签批意见。

(二)经办人及单位负责人签批意见后，合同若为经济业务或涉及财务资金内容，则需上报财务部门签批意见；根据合同内容选择会签一个或多个部门意见。

(三)提交学校法制办公室对合同条款进行审核，提供相关法律意见。

(四)审核修改后合同上报分管校领导签批意见。

(五)上报核准人签批意见（如需）。

(六)凭合同审批单于法制办公室用印，并留一份合同原件予法制办公室存档，其余合同份数根据学校各分管职能部门存档要求和经办人需求自行决定（建议至少一式四份）。

以下为送审流程图：

第十五条 经办人、合同承办部门负责对合同事务的真实性、必要性、可行性、合规性、合法性等进行审核，并根据审查意见进行修改完善。各个流程签批负责人对其审核内容承担相应责任。

第十六条 合同承办部门应当根据审查时限提前做好材料准备和提交送审工作。有关部门在收到全部送审材料之后，按照下列时限完成审核、审查工作：

（一）合同承办部门：3个工作日内。

（二）法制办（法律顾问）：5个工作日内。

（三）职能部门：5个工作日内。

如遇复杂、重大事项或者其他特殊情况，可适当延长审查期限，但应当说明情况。

第五章 合同的签订

第十七条 合同的内容应当合法、完整、明确、具体、严谨，如实、准确地反映合同各方的意思表示。合同文本的格式、内容等规范按照国家、地方的有关法律法规执行。

第十八条 对于重大的经济合同，在开展实质性谈判和合同文本起草之前，合同承办部门应当对合同相对方的资质、履约能力、合作事项的可行性、合法性等进行调查、论证或者委托律师事务所、会计师事务所进行调查、论证，并且要求合同相对方提供法人身份证、营业执照、经营许可证书、银行开户许可证、资产负债表、银行资信证明等能够证明其身份、资质、资信等有关情况的证照、文件的原件，并复印留存归档。

第十九条 在开展实质性谈判和合同文本起草之前，合同承办部门要及时报告合同管理部门，确定洽谈时间与地点、参与部门，明确谈判要约内容（含履约年限、资金标的或其它主要内容）。

第二十条 合同自洽谈审核完毕后，10个工作日内完成合同签订工作。

第二十一条 合同签订时由经办人当面签订，不得随意委托他人处理。经办人只能签订其本项目的合同，不得随意代表签订其他合同。

第二十二条 已获得学校法人授权委托书的各单位，不得超越委托权限对外签署合同或盖章。

第二十三条 正式签署合同文本，经承办部门经办人或代表人签字并加盖学校合同专用章后生效。

第二十四条 合同文本落款日期一般为盖章时的日期。因特殊情况补签合同的，合同承办部门应当在送审时做出书面说明。

第二十五条 合同签订后原件保管（存）规定。承办部门经办人应于3个工作日内将签署的一份合同原件交法制办公室存档；若涉及到资金收付内容的经济类合同，则仍需提交一份合同原件予财务部门存档，具体由财务部门决定；若涉及到其他类别、其他职能部门分管的合同，根据相关分管职能部门存档要求，由相关分管职能部门或经办人存档一份。

第六章 合同用章

第二十六条 合同用章包括学校公章、合同专用章和各单位印章。

第二十七条 合同用章的使用应遵守学校关于印章管理的相关规定，任何人不得在尚未填写完整的合同文本或空白的纸张上加盖学校的任何印章。合同用章的使用为：

（一）合同应先由承办部门经办人或代表人签字，再加盖合同专用章；

（二）合同盖合同专用章后，同时在合同正本上加盖骑缝章；

（三）因特殊情况需要外借合同专用章盖章的，由合同保管人员与经办人员一同外出办理。

第二十八条 各单位在变更、解除合同或签订补充合同的，必须按规定用章，并确保于主合同用章一致。

第七章 合同履行

第二十九条 合同签署后，由合同承办部门指派专人负责跟踪合同的具体履行情况，敦促对方履行合同义务，确保合同得到全面有效履行；学校主管部门应当对合同承办部门的合同履行情况进行监督。

第三十条 财务部门根据合同履行情况办理价款结算等财务手续，及时履行合同约定的义务，避免产生违约情况。如合同相对方未及时履行相应款项义务的，财务部门应及时提醒合同承办部门督促履行付款义务，避免给学校造成损失。

第三十一条 合同承办部门及其经办人在合同履行中如发现签约时依据的条件发生变化，继续履行合同将给学校造成损害时，必须及时请示学校主管部门处理。

第三十二条 合同承办部门及其经办人在收到对方要求变更或解除合同的正式文件、信函通知后，必须及时请示学校主管部门，参考学校法律顾问法律意见，并参照合同审批与签订程序做出相应处理。                   

第三十三条 变更或解除合同，应符合法定或约定的条件，并采用原合同约定的形式。变更或解除合同的通知或答复应在法定或约定的期限做出。

第三十四条 合同变更、解除应注意以下事项：

（一）合同主体变更，应征得合同各方书面同意；

（二）合同中有担保条款的，变更合同应经原担保方同意并签章予以确认； 

（三）因变更或解除合同签订补充协议，应按照原合同履行程序；

（四）合同经过公证的，变更合同的协议应经原公证机关再次公证；

（五）法律法规有特别规定的应从其规定办理。

第三十五条 合同履行过程中如双方出现争议，合同承办部门应积极与对方当事人协商或调解解决。对于未协商一致、需通过仲裁或诉讼程序解决的争议，合同承办部门应提出处理意见，学校法律顾问提出法律意见，报学校主管部门领导批准。

第八章 法律责任

第三十六条 合同在签订、履行过程中，有下列情形之一未给学校造成损失的，对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育；给学校造成经济损失的，学校将依照有关规定追究责任单位及责任人员的行政责任和经济责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关追究法律责任：

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校委托权限签订合同的；

（三）应签订书面合同但未签订的；

（四）恶意拆分合同、恶意倒签合同行为的；

（五）承办部门未调查对方资信情况、未审查对方主体资格等关键信息的；

（六）合同用章不符合规定的；

（七）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（八）在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的；

（九）违反保密义务，对学校造成损害的；

（十）有其他失职、渎职或以权谋私行为，损害学校利益的。 

第九章  附则